Der Bundesfinanzhof bestätigt: Steuerlich relevante E-Mails müssen bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden. Ein pauschales Verlangen nach einem vollständigen E-Mail-Journal ist jedoch nicht erlaubt.
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung stritten ein Unternehmen und das Finanzamt darüber, welche Unterlagen vorgelegt werden müssen. Konkret ging es um die Frage, ob auch E-Mails als sogenannte Handels- und Geschäftsbriefe gelten und ob ein sogenanntes »Gesamtjournal« mit sämtlichen E-Mails erstellt und übergeben werden muss.
Der Bundesfinanzhof entschied, dass E-Mails grundsätzlich als steuerlich relevante Geschäftsunterlagen gelten können, wenn sie Informationen enthalten, die für die Buchführung oder steuerliche Bewertung wichtig sind. Dazu zählen insbesondere E-Mails, die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Durchführung von Vereinbarungen mit anderen Unternehmen beziehen.
Die Finanzverwaltung darf daher im Rahmen einer Betriebsprüfung die Vorlage solcher E-Mails verlangen – allerdings nur, wenn sie steuerlich relevant sind. Ein pauschales Verlangen nach einem »Gesamtjournal«, das auch private oder nicht steuerlich relevante Inhalte enthält und erst erstellt werden müsste, ist hingegen unzulässig. Die Anforderungen des Finanzamts müssen klar und konkret formuliert sein, damit das Unternehmen weiß, welche Unterlagen gemeint sind (BFH-Beschluss vom 30.4.2025, Az. XI R 15/23).
