Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben: Das gehört alles dazu

Fachlich ausgedrückt, sind Betriebseinnahmen Zugänge von Wirtschaftsgütern in Form von Geld oder Geldeswert, die durch deinen Betrieb veranlasst bzw. verursacht sind. Betriebseinnahmen sind meist die Honorare oder Entgelte, die du für deine Leistungen aus deiner selbstständigen Tätigkeit erhalten hast. Du kannst aber auch mit Wirtschaftsgütern, die zu deinem Betriebsvermögen gehören, Betriebseinnahmen erzielen. Beispielsweise, wenn du ein Betriebsgebäude vermietest oder Zinsen aus betrieblichen Kapitalanlagen bekommst.

Mehr Informationen über Betriebseinnahmen bekommst du in unserem Beitrag »Betriebseinnahmen: Honorare, Entgelte & mehr«.

Umgekehrt sind somit Betriebsausgaben Abgänge von Wirtschaftsgütern in Form von Geld oder Geldeswert, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Auch Sachzuwendungen an Kunden und Geschäftspartner können betrieblich veranlasst sein. Für Geschenke gelten jedoch besondere Voraussetzungen und Abzugsbeschränkungen.

Komplizierter wird es bei Ausgaben, die du sowohl aus betrieblicher als auch privater Veranlassung tätigst bzw. wenn du ein Wirtschaftsgut sowohl betrieblich als auch privat nutzt. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Pkw, der sowohl für den Betrieb als auch für Privatfahrten eingesetzt wird.

Mehr Informationen über Betriebsausgaben bekommst du in unserem Beitrag »Betriebsausgaben: Betrieblich veranlasste Aufwendungen mindern deinen Gewinn«.

Typische Betriebseinnahmen sind:

• Honorare und Entgelte für deine Leistungen,
• Erlöse aus dem Verkauf von Waren,
• Provisionen,
• Einnahmen aus der Vermietung betrieblicher Wirtschaftsgüter,
• Zinsen aus betrieblichen Geldanlagen,
• Erlöse aus dem Verkauf von Gegenständen des Betriebsvermögens.

Typische Betriebsausgaben sind:

• Wareneinkäufe und Arbeitsmaterial,
• Miete und Nebenkosten für betriebliche Räume,
• beruflich genutzte Software und Telekommunikation,
• betriebliche Versicherungen,
• Fahrt- und Reisekosten mit betrieblichem Anlass,
• Abschreibungen auf länger nutzbare Wirtschaftsgüter.

Für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gelten einige gemeinsame Grundregeln.

Einnahmen und Ausgaben dürfen nur dann in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bei deiner Gewinnermittlung auftauchen, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Das heißt, es muss einen objektiven wirtschaftlichen Zusammenhang mit deinem Betrieb bzw. Gewerbe oder mit deiner freiberuflichen Tätigkeit geben.

Bist du umsatzsteuerpflichtig und zum Vorsteuerabzug berechtigt, werden die Beträge in der Anlage EÜR grundsätzlich getrennt erfasst: Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen gibst du ohne Umsatzsteuer an. Die vereinnahmte Umsatzsteuer trägst du zusätzlich in dem dafür vorgesehenen Feld ein. Bei Betriebsausgaben werden entsprechend der Nettobetrag und die abziehbare Vorsteuer getrennt ausgewiesen.

Wendest du die Kleinunternehmerregelung an, weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus und kannst grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen. Für deine EÜR sind deshalb regelmäßig die tatsächlich vereinnahmten beziehungsweise gezahlten Beträge maßgeblich.

Beispiel: Du stellst als umsatzsteuerpflichtige selbstständige Person eine Rechnung über 1.000 Euro zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer. In der Anlage EÜR werden 1.000 Euro als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme und 190 Euro als vereinnahmte Umsatzsteuer erfasst.

Eigentlich gilt bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Einnahmen gehören in das Jahr, in dem sie dir zufließen, und Ausgaben in das Jahr, in dem du sie bezahlst.

Eine Ausnahme gilt für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben rund um den Jahreswechsel. Liegen sowohl die Zahlung als auch die Fälligkeit innerhalb des Zeitraums vom 22. Dezember bis zum 10. Januar, wird der Betrag dem Kalenderjahr zugeordnet, zu dem er wirtschaftlich gehört.

Solche Zahlungen erfasst du nicht in dem Jahr in deiner Gewinnermittlung, in dem das Geld geflossen ist, sondern in dem Jahr, in welches die Zahlung wirtschaftlich gehört.