Umsatzsteuerpflicht – ja oder nein?

Die Umsatzsteuer gehört zu den sogenannten Verkehrssteuerarten. Die Basis für ihre Berechnung ist der »Umsatz«. Das bedeutet: Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer oder eine umsatzsteuerpflichtige Unternehmerin muss auf den Preis, den er oder sie von den Kunden für ein Produkt oder eine Dienstleistung erzielen möchte, die Umsatzsteuer »draufschlagen« und dann an das Finanzamt abführen. Somit wird der Verbraucher beim Erwerb von Produkten und Leistungen mit der Steuer belastet – für dich als selbstständiger Unternehmer ist sie kostenneutral.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird auch häufig der Begriff »Mehrwertsteuer« verwendet. Beide Begriffe haben die gleiche Bedeutung – fachlich korrekt ist aber der Begriff »Umsatzsteuer«. Diese Steuer wird daher auch im Umsatzsteuergesetz, kurz UStG, geregelt.

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer von einem anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wird und die er vom Finanzamt unter Umständen erstattet bekommt. Das heißt: Kaufst du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer etwas für deine selbstständige Tätigkeit, kannst du dir die gezahlte Steuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Bist du in Deutschland umsatzsteuerpflichtig, bedeutet das:

• Du berechnest für deine Leistungen Umsatzsteuer.
• Neben dem Preis, den du für deine Produkte oder deine Dienstleistungen erzielen möchtest, stellst du deinen Kunden auch Umsatzsteuer in Rechnung.
• Für deine unternehmerischen Kunden musst du sogenannte »ordnungsgemäße Rechnungen« erstellen.
• Du führst die eingenommene Umsatzsteuer an dein Finanzamt ab.
• Du bekommst die Mehrwertsteuer, die du für Produkte und Leistungen an andere Unternehmer gezahlt hast, als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet. Voraussetzung: Du hast die Produkte oder Dienstleistungen für deine unternehmerische Tätigkeit bezogen.
• Du erstellst deswegen regelmäßig Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
• Du erstellst eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Ob du Umsatzsteuer berechnen musst, wird in mehreren Schritten geprüft. Zunächst kommt es darauf an, ob du Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts bist. Danach ist zu klären, ob dein konkreter Umsatz in Deutschland steuerbar und steuerpflichtig ist. Steuerbefreiungen und die Kleinunternehmerregelung können dazu führen, dass du trotz Unternehmereigenschaft keine Umsatzsteuer berechnest.

Du bist umsatzsteuerlicher Unternehmer, wenn du eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig und nachhaltig ausübst, um Einnahmen zu erzielen. Eine Gewinnerzielungsabsicht ist nicht erforderlich.

Auch ein in Deutschland steuerbarer Umsatz kann von der Umsatzsteuer befreit sein. Dabei sind insbesondere zwei Fälle zu unterscheiden:

1. Für deine konkrete Leistung gilt eine gesetzliche Steuerbefreiung, zum Beispiel nach § 4 UStG.
2. Du wendest die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an.

In beiden Fällen weist du für den betreffenden Umsatz grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Die Voraussetzungen und mögliche Ausnahmen solltest du jedoch getrennt prüfen.

Wann liegt eine Umsatzsteuerbefreiung vor mit der Folge, dass deine Umsätze steuerfrei ist? Es ist deine Aufgabe zu prüfen, ob bei dir eine Umsatzsteuerbefreiung greift. Denn stellst du deinen Kunden versehentlich auf steuerfreie Umsätze Mehrwertsteuer in Rechnung, dann muss diese auch an das Finanzamt abgeführt werden. Dein Kunde darf aber dann die fälschlicherweise an dich gezahlte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Die Folge: Dein Kunde ist verärgert und wird versuchen, das Geld von dir zurückzuholen.

Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG geregelt. Sie kann grundsätzlich angewendet werden, wenn

• dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
• dein Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Seit 2025 kommt es bei der Grenze für das laufende Jahr nicht mehr auf eine Prognose zu Jahresbeginn an. Maßgeblich ist der tatsächliche Umsatz. Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro, endet die Steuerbefreiung bereits mit dem Umsatz, durch den du die Grenze überschreitest.

Erfüllst du die Voraussetzungen und hast du nicht auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, führst du deine begünstigten Umsätze ohne Umsatzsteuer aus. Im Gegenzug darfst du aus damit zusammenhängenden Eingangsleistungen grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen.

Das bedeutet für dich:

• Du darfst deinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und führst deswegen auch keine an das Finanzamt ab.
• Es ist kein Vorsteuerabzug möglich, das heißt, du bekommst die Mehrwertsteuer, die du an andere Unternehmer gezahlt hast, nicht vom Finanzamt als Vorsteuer erstattet.
• Als Kleinunternehmer brauchst du keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und an das für dich zuständige Finanzamt abgeben.
• Seit dem Besteuerungszeitraum 2024 müssen Kleinunternehmer grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben. Das Finanzamt darf aber im Einzelfall eine Erklärung anfordern.

Bist du umsatzsteuerpflichtig, musst du nicht nur wissen, dass du Umsatzsteuer berechnen musst. Du musst auch den richtigen Steuersatz wählen. In Deutschland gibt es grundsätzlich zwei Umsatzsteuersätze:

• 19 Prozent (Regelsteuersatz): Dieser Steuersatz gilt für die meisten Lieferungen und Dienstleistungen.
• 7 Prozent (ermäßigter Steuersatz): Dieser Steuersatz gilt nur für bestimmte gesetzlich begünstigte Leistungen und Produkte.

Für viele Selbstständige und Freiberufler ist deshalb der Regelsteuersatz von 19 Prozent die Standardlösung. Er kommt beispielsweise häufig bei Beratungsleistungen, Agenturleistungen, handwerklichen Tätigkeiten oder sonstigen Dienstleistungen zur Anwendung.

Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent gilt dagegen nur in bestimmten Fällen. Dazu gehören unter anderem viele Lebensmittel, Bücher sowie einige kulturelle Leistungen. Ob tatsächlich der ermäßigte Steuersatz angewendet werden darf, hängt immer von der konkreten Leistung und den gesetzlichen Vorgaben ab.

Wendest du versehentlich den falschen Umsatzsteuersatz an, kann das später zu Nachforderungen durch das Finanzamt führen. Deshalb solltest du insbesondere bei neuen Angeboten oder besonderen Leistungen prüfen, welcher Steuersatz tatsächlich vorgeschrieben ist.

Das Wichtigste in Kürze