Einnahmenüberschussrechnung: Die einfache Gewinnermittlung

Die Einnahmenüberschussrechnung ist in § 4 Absatz 3 EStG geregelt. Deshalb wird sie auch als »4/3-Rechnung« bezeichnet. Gelegentlich findest du außerdem den Begriff Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Der steuerrechtliche Begriff lautet Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR.

Freiberufler können ihren Gewinn grundsätzlich mit einer EÜR ermitteln, wenn keine andere gesetzliche Buchführungs- oder Bilanzierungspflicht besteht.

Für Gewerbetreibende kommt die EÜR nur infrage, wenn sie nicht aufgrund steuerlicher oder handelsrechtlicher Vorschriften Bücher führen und Abschlüsse erstellen müssen. Eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO kann insbesondere entstehen, wenn

• der Umsatz eines Betriebs mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr beträgt oder
• der Gewinn aus Gewerbebetrieb mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr beträgt.

Bei einer Buchführungspflicht nach § 141 AO musst du die Bücher grundsätzlich ab Beginn des Wirtschaftsjahrs führen, das auf die entsprechende Mitteilung des Finanzamts folgt. Daneben kann sich eine Buchführungspflicht auch aus anderen Vorschriften ergeben. Prüfe deshalb bei hohen Umsätzen oder Gewinnen und bei einem Wechsel der Rechtsform, welche Regelungen in deinem Fall gelten.

Im Grunde genommen erhältst du deinen Gewinn oder auch den Verlust, den du in einem Jahr mit deinem Betrieb bzw. mit deiner selbstständigen Tätigkeit erwirtschaftet hast, wenn du alle deine Betriebseinnahmen des Jahres deinen gesamten Betriebsausgaben des entsprechenden Jahres gegenüberstellst. Damit ist es besonders wichtig zu wissen, welche Ausgaben im Steuerrecht als betriebliche Ausgaben eingeordnet werden. Denn je höher die Betriebsausgaben, desto niedriger ist dein Gewinn und desto weniger Steuern musst du zahlen. Nicht erfasste Betriebsausgaben können dazu führen, dass dein steuerlicher Gewinn zu hoch angesetzt wird.

Beispiel: Du hast dir einen Bürostuhl für 780 Euro gekauft, der in deinem häuslichen Arbeitszimmer steht und nur für deine Tätigkeit als Freiberufler genutzt wird. Irrtümlich bist du davon ausgegangen, dass du die Kosten für den Bürostuhl nicht als Betriebsausgaben abziehen kannst, da du schon Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer bei deiner Gewinnermittlung berücksichtigt hast. Das kostet dich Geld. Denn durch den fehlenden Abzug ist dein Gewinn 780 Euro zu hoch. Und auf diesen Betrag musst du Steuern zahlen.

Wichtig ist somit für dich: du musst über das Jahr hinweg deine Betriebseinnahmen und -ausgaben im Rahmen einer einfachen Buchführung aufzeichnen.

Deine Einnahmenüberschussrechnung übermittelst du grundsätzlich elektronisch nach dem amtlich vorgeschriebenen Datensatz an das Finanzamt, zum Beispiel über Mein ELSTER oder die Steuersoftware SteuerSparErklärung. Die Finanzverwaltung stellt für jedes Kalenderjahr eine eigene Anlage EÜR bereit.

Die Anlage EÜR kann je nach Steuerfall separat oder zusammen mit der Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer- oder Feststellungserklärung übermittelt werden. Nur in anerkannten Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag eine Abgabe in Papierform zulassen.

In deiner Einkommensteuererklärung erklärst du die Einkünfte zusätzlich

• in der Anlage S bei Einkünften aus selbstständiger Arbeit oder
• in der Anlage G bei Einkünften aus Gewerbebetrieb.

Ganz wichtig: Wenn du deine Betriebseinnahmen und -ausgaben erfasst, um deinen Gewinn zu ermitteln, musst du das Zufluss-Abfluss-Prinzip berücksichtigen (§ 11 EStG). 

Bei der EÜR kommt es grundsätzlich auf die tatsächliche Zahlung an:

• Eine Betriebseinnahme zählt zu dem Jahr, in dem sie dir zufließt.
• Eine Betriebsausgabe zählt zu dem Jahr, in dem du sie bezahlst.
• Das Rechnungsdatum allein entscheidet grundsätzlich nicht über die Zuordnung.
• Für Abschreibungen, bestimmte Vorauszahlungen und regelmäßig wiederkehrende Zahlungen gelten Sonderregeln.

Beispiel: Stellst du eine Rechnung im Dezember, dein Kunde zahlt aber erst im Januar, gehört die Einnahme grundsätzlich in das Jahr der Zahlung.

Gerade bei Zahlungen rund um den Jahreswechsel kann das Zufluss- und Abfluss-Prinzip dazu führen, dass Betriebseinnahmen oder -ausgaben dem Jahr zugeordnet werden, in das sie aus wirtschaftlicher Sicht eigentlich nicht gehören. Überweist du beispielsweise die Rechnung für eine Fortbildung im Dezember erst im Januar des Folgejahres, fließt diese Ausgabe auch erst im Folgejahr in deine Gewinnermittlung ein, obwohl sie aus wirtschaftlicher Sicht in das Jahr gehört, in dem die Fortbildung stattgefunden hat. Solche Effekte sollen in bestimmten Fällen durch die Zehn-Tage-Regel vermieden werden (§ 11 Abs. 1 Satz 2 EStG).

Die Zehn-Tage-Regel gilt nur dann, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es muss sich um regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben handeln (zum Beispiel monatlich, vierteljährlich oder jährlich).
• Die Zahlung erfolgt im Zeitraum 22.12. bis 10.1. und ist auch in diesem Zeitraum fällig.

Bei der EÜR spielt es eine große Rolle, ob ein Gegenstand (z.B. Auto) bzw. ein Vermögenswert, also ein sogenanntes Wirtschaftsgut, deinem Betrieb zugeordnet ist und somit zum Betriebsvermögen gehört. Denn aus steuerlicher Sicht gehört das Wirtschaftsgut dann deinem Betrieb und nicht dir als Privatperson.

Die Zuordnung eines Wirtschaftsguts zum Betriebs- oder Privatvermögen hat zahlreiche Folgen für deine Gewinnermittlung. Hier nur die Wichtigsten:

Gehört ein Gegenstand, also ein Wirtschaftsgut, zu deinem Betriebsvermögen, dann verursachen auch alle Kosten, die im Zusammenhang mit diesem Wirtschaftsgut anfallen, Betriebsausgaben, die in der EÜR berücksichtigt werden – angefangen mit den Kosten für die Anschaffung, also mit dem Geld, das du für den Kauf ausgegeben hast.

Beispiel: Schaffst du dir einen Betriebs-Pkw an, so kannst du nicht nur den Kaufpreis über Abschreibungen als Betriebsausgaben berücksichtigen, sondern auch alle Kfz-Kosten wie die Kosten für das Benzin, für Reparaturen und für die Kfz-Versicherung.

Nutzt du ein Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen auch für deine privaten Zwecke, muss eine Korrektur erfolgen. Denn du hast alle Kosten, die dir bei dem Wirtschaftsgut entstanden sind, als Betriebsausgaben angesetzt. Nun muss der Teil der Kosten, der auf deine Privatnutzung entfällt, korrigiert werden, indem du eine Betriebseinnahme für deinen Privatteil erfasst. Denn Kosten, die privat verursacht sind, dürfen nicht bei der Gewinnermittlung deines Betriebes berücksichtigt werden.

Beispiel: Du hast dir ein Auto für deinen Betrieb gekauft und dieses gehört zu deinem Betriebsvermögen. Mit diesem erledigst du deine sämtlichen Kundenbesuche, aber auch für deine privaten Fahrten nutzt du dieses Auto. Da du alle Kosten, die mit dem Auto zusammenhängen, als Betriebsausgaben abgezogen hast, musst du den Teil der Kosten, die eigentlich durch deine private Kfz-Nutzung entstanden sind, wieder über eine Betriebseinnahme korrigieren.

Verkaufst du ein Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens, so erzielst du damit eine Betriebseinnahme. Das heißt: Bei einem Verkaufsgewinn muss dieser Gewinn versteuert werden! Es kann dabei sein, dass sogenannte stille Reserven aufgedeckt werden, die zu einer zusätzlichen Steuerlast führen.

Beispiel: Deinen Betriebs-Pkw hast du schon seit zehn Jahren, darum möchtest du das Fahrzeug verkaufen und ein neues anschaffen. Nach 10 Jahren ist dein Betriebs-Pkw komplett abgeschrieben, d. h, er steht nur noch mit einem Erinnerungswert von 1 Euro in der Anlage AVEÜR. Da du dein Auto aber gut gepflegt hast, findest du dafür noch einen Käufer, der dir 2.500 Euro zahlt. Beim Verkauf des Autos werden somit stille Reserven in Höhe von 2.499 Euro aufgedeckt und du erzielst einen Gewinn, der als Betriebseinnahme zu erfassen ist.

Sobald du ein Wirtschaftsgut mehr als 50% für deinen Betrieb nutzt, gehört es auf jeden Fall zu deinem Betriebsvermögen. Man spricht dann vom notwendigen Betriebsvermögen. Liegt deine betriebliche Nutzung des Wirtschaftsguten zwischen 10% und 50%, dann kannst du selbst entscheiden, ob du es zu deinem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zuordnen möchtest. Entscheidest du dich für eine Zuordnung zum Betriebsvermögen, ist der dafür verwendete Begriff im Steuerrecht »gewillkürtes Betriebsvermögen«. Liegt deine betriebliche Nutzung unter 10%, dann gehört das Wirtschaftsgut definitiv zu deinem Privatvermögen.

Wie dieser betriebliche Nutzungsumfang ermittelt wird, ist oft nicht so einfach. Bei einem Pkw kannst du die Gesamtkilometer, die du mit dem Pkw im Jahr gefahren bist, zu den Kilometern, die du aus betrieblichen Gründen gefahren bist, ins Verhältnis setzen. Bei einem Laptop beispielsweise, den du sowohl betrieblich als auch privat verwendest, könntest du das Verhältnis über die Gesamtnutzungszeit eines Jahres ermitteln. Das ist allerdings ziemlich aufwändig.