Steuererklärung abgeben: Fristen und Formulare

Bis wann deine Erklärung beim Finanzamt sein muss, hängt davon ab, ob du zur Abgabe verpflichtet bist oder sie freiwillig abgibst, oder ob das Finanzamt dich zur Abgabe auffordert:

• Für dich besteht Abgabepflicht: gesetzliche Abgabefrist bis Ende Juli des Folgejahres, Fristverlängerung möglich
• Du gibst freiwillig ab: Vier Jahre Zeit – aber keine Sekunde länger
• Das Finanzamt hat Dich zur Abgabe aufgefordert: Hier setzt das Finanzamt die Abgabefrist fest

Wenn du eine Steuererklärung abgeben musst, hast du dazu bis zum 31.7. des Folgejahres Zeit. Wenn der 31.7. ein Sonntag oder Feiertag ist, darfst du bis zum nächsten Werktag abgeben.

Wenn du die Frist versäumst und bereits vom Finanzamt angemahnt wurdest, musst du damit rechnen, dass das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage nach einer Frist von 15 Monaten schätzt, Steuernachzahlungen festsetzt und anschließend einfordert. Das geht eigentlich nie zu deinem Vorteil aus. Hinzu kommen Verspätungszuschläge in Höhe von 0,25 % der anfallenden Einkommensteuer pro Säumnis-Monat, mindestens jedoch 25 Euro pro Monat.

Anders sieht die Frist bei der freiwilligen Steuererklärung aus. Sie beginnt zwar direkt nach Ablauf des Steuerjahres, endet jedoch erst nach vier Jahren. Der späteste Abgabetermin für die Steuererklärung für 2025 ist somit der 31.12.2029. Da gibt es allerdings nie eine Fristverlängerung, dieser Termin steht fest.

Auch hier gilt: Fällt der Abgabetermin auf einen Sonn- oder Feiertag, muss dem Finanzamt die Steuererklärung spätestens am nächsten Werktag vorliegen.

Wenn Du Deine Steuererklärung nicht selbst machst, sondern Hilfe von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein in Anspruch nimmst (dann bist du ein sogenannter »beratener Steuerpflichtiger«), hast du länger Zeit für die Abgabe.

Wenn du ein Schreiben vom Finanzamt bekommst, in dem du zur Abgabe einer Steuererklärung aufgefordert wirst, dann setzt das Finanzamt in diesem Schreiben auch gleich eine Frist fest. Wenn du dich nicht an diese Frist hältst, droht eine Strafe in Form des Verspätungszuschlags

Den zweiseitigen Mantelbogen musst du auf jeden Fall ausfüllen. Welche Formulare du darüber hinaus noch brauchst, hängt vom Einzelfall ab.

Das sind die wichtigsten Formulare für die Einkommensteuererklärung:

Es gibt aber noch zahlreiche weitere Anlagen – zum Beispiel für den Fall, dass du Kinder hast, eine Wohnung oder ein Haus vermietest, Unterhalt bezahlst und so weiter.

Den Mantelbogen müssen alle unbeschränkt Steuerpflichtigen abgeben, also Steuerpflichtige mit Wohnsitz und Einkünften in Deutschland. Hier machst du grundlegende Angaben zu deiner Person und zur gewünschten Veranlagung. Welche zusätzlichen Anlagen du brauchst, hängt von deinen Einkünften, Ausgaben und persönlichen Verhältnissen ab.

Der Name »Mantelbogen« kommt übrigens daher, dass man früher diesen DIN A3-Bogen wie einen »Mantel« um die anderen Steuerformulare gelegt hat, um die Steuererklärung ordentlich abzugeben. Die offizielle Bezeichnung des Formulars lautet »Hauptformular ESt 1 A«.

In die Anlage N gehören im Wesentlichen der Arbeitslohn und die Werbungskosten (z.B. die Pendlerpauschale/Entfernungspauschale für den Weg zur Arbeit, Kosten für ein Arbeitszimmer oder Angaben zu einer doppelten Haushaltsführung).

In der »Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen« trägst du zum Beispiel Ausgaben für Handwerkerkosten ein. Wenn du zur Miete wohnst, tauchen einige dieser Kosten in der Nebenkostenabrechnung auf und dürfen in der Einkommensteuererklärung angegeben werden (z.B. Treppenhausreinigung, Winterdienst)

Die »Anlage Außergewöhnliche Belastungen« brauchst du, wenn du eine Behinderung hast oder dir aufgrund einer Krankheit Kosten entstanden sind.

Die »Anlage Sonderausgaben« musst du zum Beispiel dann abgeben, wenn du Kirchensteuer bezahlen musst. Auch Spenden werden hier eingetragen.

In der Anlage Vorsorgeaufwand gibst du alle Versicherungsbeiträge für die Altersvorsorge an. Im Steuerrecht spricht man hier von »Sonderausgaben«. Neben den Beiträgen zur gesetzlichen Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung können auch Beiträge zu privaten Kranken- und Pflegeversicherungen, Erwerbs- und Berufsunfähigkeitsversicherungen sowie Unfall- und Haftpflichtversicherungen eingetragen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen gehören auch Lebensversicherungen zu den abzugsfähigen Kosten.

Hier trägst du die Angaben zu deinem Riestervertrag ein, falls du einen abgeschlossen hast. Das Finanzamt prüft dann im Rahmen der sogenannten Günstigerprüfung, welche Förderung (Zulage oder Sonderausgabenabzug) in deinem Fall günstiger ist.

Die Abgabe der Anlage KAP ist durch Einführung der Abgeltungsteuer nur noch selten verpflichtend: Nur wenn du Kapitalerträge erzielst, für die keine Abgeltungsteuer einbehalten wird, musst du die Anlage KAP abgeben.

Um die Arbeitnehmer-Sparzulage zu beantragen und erhalten, musst du die Anlage VL ausfüllen. Die erforderlichen Daten zu vermögenswirksamen Leistungen werden normalerweise elektronisch vom Anbieter übermittelt. Prüfe, ob die elektronische Bescheinigung vorliegt und die Angaben korrekt übernommen wurden. Falls sie dir nicht vorliegt: bitte nachfragen! Denn ohne Anlage VL gibt es keine Arbeitnehmer-Sparzulage.

Ermittelst du deinen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung, musst du grundsätzlich eine Anlage EÜR elektronisch übermitteln. In die Anlage S oder Anlage G überträgst du anschließend den ermittelten Gewinn oder Verlust.

Freiberufler erzielen keine gewerblichen Einkünfte, sondern Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Die Höhe der Einkünfte (Gewinn oder Verlust) trägst du in die Anlage S ein. 

Wenn du als Selbstständiger gewerblich tätig bist, musst du deinen Gewinn oder Verlust in der Anlage G eintragen.

Dass sich Angehörige ohne Bezahlung gegenseitig helfen, erlaubt sogar das sonst so strenge Steuerberatungsgesetz.

Wem du helfen darfst und wer dir helfen darf:

• Ehepartner
• Verlobte
• Eltern, Kinder, Großeltern, Enkel
• Geschwister (auch Halbgeschwister)
• Nichten und Neffen
• Schwager oder Schwägerin
• Onkel und Tante
• Pflegeeltern und Pflegekinder
• geschiedene Ehepartner

Für diese Angehörigen darfst du die Steuerformulare ausfüllen (und umgekehrt). Du kannst dich dann auch auf der ersten Seite des Mantelbogens rechts unten als »Mitwirkender« zu erkennen geben (Verwandtschaftsverhältnis angeben!) und dich im Namen des Angehörigen schriftlich oder telefonisch mit dem Finanzamt in Verbindung setzen.

Kommilitonen, Arbeitskollegen oder Freunden zu helfen ist eine Ordnungswidrigkeit – egal ob mit oder ohne Bezahlung. Wer erwischt wird, muss eine Strafe bezahlen.

Lohnsteuerhilfevereine (manchmal liest man auch »Lohnsteuerberatungsstellen«) helfen ihren Mitgliedern zum Beispiel bei der Einkommensteuererklärung sowie bei Fragen und Anträgen rund um Kindergeld und Unterhalt. Sie dürfen nur Angestellten helfen, Selbstständigen nicht.

Als Mitglied eines Lohnsteuerhilfevereins zahlst du einen Jahresbeitrag, der oft von der Höhe deiner Einnahmen abhängt. Manchmal kommt noch eine Aufnahmegebühr dazu. Die Kosten sind insgesamt deutlich niedriger als bei einem Steuerberater.

Der Lohnsteuerhilfeverein steht dir ohne einen weiteren Aufpreis das ganze Jahr zur Seite: Die Mitarbeiter beraten dich, erstellen deine Steuererklärung, berechnen, was du zurückbekommst (oder nachzahlen musst), prüfen den Steuerbescheid, legen Einspruch ein, wenn der Steuerbescheid Fehler enthält und legen sogar Klage vor dem Finanzgericht ein, falls das nötig erscheint.

Steuerberater oder Rechtsanwälte sind kostspielig – aber bei komplizierten Fällen durchaus ihr Geld wert.

Die Bezahlung des Steuerberaters (und auch eines Steuerbevollmächtigten und einer Steuerberatungsgesellschaft) hängt ab von der Höhe deines Einkommens und dem Umfang der zu bearbeitenden Sachverhalte. Eine umfangreiche Erklärung mit vielen Posten ist teurer als eine einfache »Standarderklärung«, bei der nur der Mantelbogen und die Anlage N gebraucht werden.

Bei seiner Preisliste muss sich der Steuerberater an die Steuerberatervergütungsverordnung halten (früher hieß sie »Steuerberatergebührenverordnung«). Für Rechtsanwälte gilt das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Dieses ist ähnlich wie die Steuerberatervergütungsverordnung aufgebaut.

• Für die Steuererklärung müssen amtliche Formulare verwendet werden. Die Abgabe ist per Papier oder elektronisch, zum Beispiel mit ELSTER, möglich.
• Die wichtigsten Formulare sind Mantelbogen, Anlage N für Arbeitnehmer, sowie weitere Anlagen je nach individueller Situation (z.B. für Kapitalerträge, Sonderausgaben oder Selbstständige).
• Bei der Unterstützung durch Angehörige ist Hilfe erlaubt, bei Freunden oder Kollegen jedoch verboten und kann eine Geldstrafe nach sich ziehen.
• Bei einer Pflichtveranlagung endet die reguläre Abgabefrist grundsätzlich am 31. Juli des Folgejahres.
• Bei steuerlicher Beratung gilt grundsätzlich der letzte Februartag des übernächsten Jahres. Übergangsregelungen können für einzelne Steuerjahre zu anderen Terminen führen.
• Eine freiwillige Steuererklärung kannst du grundsätzlich innerhalb von vier Jahren abgeben.
• Welche Anlagen du brauchst, hängt von deinen Einkünften und deiner persönlichen Situation ab.
• Wenn du eine Frist voraussichtlich nicht einhalten kannst, solltest du frühzeitig prüfen, ob eine Fristverlängerung möglich ist.

Fazit: Eine sorgfältige und fristgerechte Steuererklärung schützt vor Sanktionen und erleichtert die Bearbeitung durch das Finanzamt.